Zadaniowy system czasu pracy pozwala pracownikowi na większą swobodę w organizowaniu dnia pracy, ale nie oznacza pracy bez ograniczeń czasowych. Jego stosowanie jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy uzasadnia to rodzaj pracy, jej organizacja albo miejsce wykonywania pracy.
Podstawą prawną jest art. 140 Kodeksu pracy, zgodnie z którym:
„W przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy. Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129.”
Kiedy można stosować zadaniowy czas pracy?
System zadaniowy sprawdza się przede wszystkim tam, gdzie trudno dokładnie określić godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy albo bieżąco kontrolować czas jej wykonywania. Może to dotyczyć w szczególności pracy wykonywanej poza zakładem pracy, pracy o nierytmicznym charakterze albo stanowisk wymagających dużej samodzielności.
W praktyce istotne jest to, że samo wpisanie do umowy o pracę, że pracownik jest zatrudniony w zadaniowym systemie czasu pracy, nie wystarcza. Zastosowanie tego systemu musi być uzasadnione rzeczywistym charakterem obowiązków i sposobem ich wykonywania. Sąd Najwyższy zwracał uwagę, że samo nazwanie systemu „zadaniowym” nie przesądza o jego prawidłowym zastosowaniu.
Na czym polega system zadaniowy?
W tym systemie pracodawca określa zadania do wykonania, natomiast pracownik uzyskuje większą swobodę w zakresie organizacji czasu potrzebnego do ich realizacji. Co do zasady sam decyduje, kiedy wykonuje poszczególne czynności i jak rozkłada pracę w ciągu dnia.
Nie oznacza to jednak, że pracownik może dowolnie określać zakres swoich obowiązków. Zadania ustala pracodawca i powinny być one odpowiednio skonkretyzowane. W systemie zadaniowym to właśnie rodzaj i liczba zadań zastępują w pewnym zakresie tradycyjne rozliczanie pracownika według godzin obecności w zakładzie pracy.
Nadal obowiązują normy czasu pracy
Najważniejsze jest to, że zadaniowy system czasu pracy nie jest równoznaczny z „nienormowanym czasem pracy”.
Pracodawca powinien ustalić zadania w taki sposób, aby pracownik był w stanie je wykonać przy zachowaniu norm wynikających z art. 129 Kodeksu pracy, czyli co do zasady:
- 8 godzin na dobę,
- przeciętnie 40 godzin tygodniowo,
- w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.
Zakres zadań powinien więc odpowiadać normalnej wydajności pracownika. Nie można stosować systemu zadaniowego jako sposobu na powierzanie obowiązków, których wykonanie z góry wymaga regularnej pracy ponad ustawowe normy.
Jak powinny być określone zadania?
Zadania powinny być przede wszystkim konkretne, możliwe do zidentyfikowania i dostosowane do charakteru danego stanowiska. W praktyce powinny tworzyć określoną „porcję pracy”, którą przeciętny pracownik jest w stanie wykonać w ramach obowiązujących norm czasu pracy.
Pracodawca powinien przy ich ustalaniu uwzględniać średnią wydajność pracowników, a nie możliwości najbardziej efektywnej osoby. Nieprawidłowe będzie także takie organizowanie systemu, w którym każdego dnia pracownik otrzymuje zupełnie nowy, doraźny i nieprzewidywalny zakres obowiązków.
Porozumienie z pracownikiem
Art. 140 k.p. wymaga, aby czas potrzebny na wykonanie powierzonych zadań został ustalony po porozumieniu z pracownikiem.
W praktyce oznacza to przede wszystkim konieczność konsultacji z pracownikiem i umożliwienia mu przedstawienia stanowiska co do tego, ile czasu wymaga wykonanie określonych obowiązków. Nie chodzi przy tym koniecznie o formalne zawarcie dodatkowej umowy, jednak z punktu widzenia pracodawcy warto takie ustalenia dokumentować.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku późniejszego sporu dotyczącego prawidłowości stosowania systemu zadaniowego lub wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.
Nadgodziny w systemie zadaniowym
Objęcie pracownika systemem zadaniowym nie pozbawia go prawa do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.
Jeżeli pracodawca powierza taką liczbę albo taki rodzaj zadań, że ich wykonanie w ramach norm z art. 129 k.p. jest niemożliwe, pracownik może dochodzić wynagrodzenia wraz z dodatkiem za nadgodziny.
Nadmierne obciążenie pracownika zadaniami może ponadto oznaczać naruszenie przepisów o czasie pracy i prowadzić do odpowiedzialności pracodawcy na podstawie art. 281 § 1 pkt 5 Kodeksu pracy.
W razie sporu istotne będzie przede wszystkim ustalenie, jakie zadania zostały pracownikowi powierzone, ile czasu wymagało ich wykonanie oraz czy zakres obowiązków obiektywnie pozwalał na ich realizację w ustawowym czasie pracy.
Ewidencja czasu pracy
Zgodnie z art. 149 § 2 Kodeksu pracy w stosunku do pracowników objętych zadaniowym czasem pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy.
Nie oznacza to jednak całkowitego zwolnienia pracodawcy z obowiązków dokumentacyjnych. Nadal powinien on prowadzić ewidencję czasu pracy w wymaganym zakresie oraz przechowywać dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego, w szczególności dotyczące zakresu powierzanych zadań oraz ustaleń związanych z ich wykonywaniem.
Jak wprowadzić system zadaniowy?
System zadaniowego czasu pracy powinien zostać odpowiednio uregulowany zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 150 Kodeksu pracy.
W zależności od sytuacji danego pracodawcy system czasu pracy może zostać określony m.in. w:
- układzie zbiorowym pracy,
- regulaminie pracy,
- obwieszczeniu pracodawcy,
- odpowiednim porozumieniu,
- umowie o pracę.
Nie powinno się zatem opierać stosowania systemu zadaniowego wyłącznie na nieformalnej praktyce polegającej na tym, że pracownik od dłuższego czasu samodzielnie ustala godziny swojej pracy.
Podsumowanie
Zadaniowy czas pracy może być korzystnym rozwiązaniem na stanowiskach wymagających dużej samodzielności i elastycznej organizacji pracy. Warunkiem jego prawidłowego stosowania jest jednak spełnienie przesłanek z art. 140 k.p., właściwe określenie zadań oraz takie ustalenie ich zakresu, aby mogły zostać wykonane w ramach kodeksowych norm czasu pracy.
Największym błędem jest traktowanie systemu zadaniowego jako sposobu na wyłączenie przepisów o czasie pracy i nadgodzinach. Jeżeli ilość powierzonych obowiązków wymaga systematycznej pracy ponad normy, pracownik może dochodzić dodatkowego wynagrodzenia niezależnie od tego, że formalnie pracuje w systemie zadaniowym.
